Vom Onboarding bis zum Lohn: KI in der HR-Administration

In Schweizer Unternehmen beanspruchen die Einstellung neuer Mitarbeitender und die Lohnadministration viel Zeit. Meldungen an Ausgleichskassen, Arbeitsbewilligungen und monatliche variable Lohnbestandteile bergen Risiken für Eingabefehler. Künstliche Intelligenz kann diese Abläufe in Lohnsystemen vereinfachen, die Datenübertragung unterstützen und Teams entlasten. Eine sorgfältige menschliche Kontrolle der Entscheidungen bleibt dabei wichtig.

1. Automatisiertes Onboarding: Unterlagen einfacher erfassen

Für neue Mitarbeitende müssen rasch verschiedene Unterlagen vorliegen: Identitätsdokument, AHV-Versicherungsnachweis, Bankangaben oder Aufenthaltsbewilligung.

Mit optischer Zeichenerkennung und Sprachverarbeitung können passende Werkzeuge wichtige Angaben extrahieren und das Personaldossier vorbefüllen:

• Gezielte Datenerfassung: AHV-Nummer, IBAN und Zivilstand erkennen.
• Fehlende Unterlagen erkennen: automatisch auf Dokumente hinweisen, die für eine Anmeldung noch fehlen.
• Doppelte Eingaben vermeiden: geprüfte Felder direkt an das Lohnsystem übergeben.

Dies beschleunigt die Ersterfassung, ersetzt aber die abschliessende Sichtprüfung durch die HR-Verantwortlichen nicht.

2. Variable Lohnbestandteile vereinheitlichen und prüfen

Überstunden, Nachtarbeit, Reisespesen und vertragliche Zulagen führen am Monatsende häufig zu einem hohen Arbeitsaufwand.

KI kann dabei eine Vorprüfung unterstützen:

• Quellen abgleichen: Zeiterfassung, genehmigte Spesen und interne Regeln miteinander vergleichen.
• Auffälligkeiten erkennen: ungewöhnlich viele Stunden oder widersprüchliche Ansätze melden.
• Zulagen vorläufig berechnen: die Formeln des Vertrags oder des anwendbaren Gesamtarbeitsvertrags berücksichtigen.

Anstatt Zahlen mehrfach zu übertragen, können Lohnverantwortliche die vom System gemeldeten Abweichungen prüfen.

3. Schweizer Besonderheiten und Regeländerungen berücksichtigen

Das föderale System der Schweiz umfasst unterschiedliche Regeln. Quellensteuertarife unterscheiden sich zwischen Kantonen, ebenso Familienzulagen und bestimmte Beitragssätze von Ausgleichskassen.

Ein modernes HR-System mit KI-Unterstützung kann die laufende Prüfung erleichtern:

• Grenzüberschreitende Situationen und Bewilligungen: an Erneuerungsfristen für Arbeitsbewilligungen nach den kantonalen Vorgaben erinnern.
• Passende Tarife: Abzüge mit den geltenden offiziellen Tabellen abgleichen.
• Standardisierte Übermittlung: Daten für die elektronische Lohnmeldung nach Swissdec-Richtlinien vorbereiten.

4. Menschliche Freigabe: ethische und rechtliche Anforderungen beachten

Der Einsatz von KI sollte nicht zu einer ungeprüften Vollautomatisierung der Lohnadministration führen. Eine systematische menschliche Kontrolle – «Human in the Loop» – bleibt wesentlich.

Das Datenschutzgesetz regelt die Bearbeitung von Personaldaten und automatisierte Einzelentscheidungen. Für die Praxis gilt: Das System bereitet vor und macht Vorschläge; die HR-Leitung oder die Lohnverantwortlichen prüfen und geben frei:

• Jede Lohnabrechnung kontrollieren: vor der endgültigen Ausgabe und dem Bankzahlungsauftrag ausdrücklich freigeben.
• Komplexe Situationen beurteilen: Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub, teilweise Arbeitsunfähigkeit und besondere Härtefälle bearbeiten.
• Nachvollziehbarkeit: manuelle Änderungen an variablen Lohnbestandteilen protokollieren.

5. Datenschutz und sichere HR-Datenflüsse

Beim Onboarding und in der Lohnberechnung werden sensible Angaben verarbeitet, etwa Gesundheitsdaten bei Krankheitsabsenzen, Familienverhältnisse und Finanzinformationen.

Der Einsatz von KI benötigt deshalb ein sorgfältiges Sicherheitskonzept:

• Datenhosting: Infrastrukturen wählen, die die Einhaltung des Schweizer Rechts und anerkannter Standards unterstützen.
• Zugriffe trennen: klare Berechtigungen je Rolle, etwa Geschäftsleitung, HR oder Mitarbeitende.
• Kein Training mit Personaldaten: vertraglich sicherstellen, dass Unternehmensdaten aus dem HR-Bereich nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet werden.

6. KI schrittweise in die HR-Administration einführen

Damit der Lohnlauf zuverlässig bleibt, empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen:

1. Wiederkehrende Prozesse dokumentieren: Arbeitsschritte mit vielen manuellen Eingaben identifizieren, etwa Neueintritte oder Spesenabrechnungen.
2. Mit einer Stichprobe testen: ein Pilotprojekt in einer Abteilung oder Testgruppe durchführen und die Genauigkeit der Datenerfassung messen.
3. Lohnverantwortliche schulen: die Teams bei der Weiterentwicklung von reiner Dateneingabe hin zu Prüfung und persönlicher Betreuung begleiten.
4. Ergebnisse regelmässig prüfen: KI-Vorschläge mit manuellen Kontrollen vergleichen, um mögliche Verzerrungen zu erkennen und zu korrigieren.

Praktische Schlussfolgerung

KI bietet Schweizer KMU und Organisationen eine konkrete Möglichkeit, die HR-Administration zu modernisieren. Weniger Mehrfacheingaben beim Onboarding und die Vorprüfung variabler Lohnbestandteile können Zeit für die Mitarbeitendenbetreuung freisetzen. Entscheidend ist eine ausgewogene Umsetzung: algorithmische Analysen unterstützen verlässliche Abläufe; Fachwissen und menschliche Verantwortung bleiben bei der Freigabe zentral.

Offizielle Quellen und Referenzen

• Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB): https://www.edoeb.admin.ch
• Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) – Arbeitsrecht: https://www.seco.admin.ch
• Swissdec – Richtlinien zur elektronischen Übermittlung von Lohndaten: https://www.swissdec.ch
• Offizielles Portal der Schweizer Behörden – Einstellung und Löhne: https://www.ch.ch

Häufige Fragen

Kann KI eine Lohnabrechnung ohne menschliche Beteiligung erstellen? Ein verbundenes System kann die Berechnung technisch automatisieren. Um besondere Situationen und mögliche Auslegungsfehler zu prüfen, ist vor dem Versand und der Zahlung eine systematische menschliche Freigabe dringend zu empfehlen. Die anwendbaren rechtlichen Anforderungen müssen erfüllt sein.

Wie gilt das Datenschutzgesetz für KI-gestützte HR-Werkzeuge? Der Arbeitgeber muss transparent über die Bearbeitungszwecke informieren, Personendaten vor unberechtigtem Zugriff schützen, die gesetzeskonforme Auftragsbearbeitung sicherstellen und die vorgesehenen Auskunfts- und Berichtigungsrechte gewährleisten.

Können solche Systeme unterschiedliche kantonale Quellensteuertarife berücksichtigen? Lohnprogramme können die offiziellen Tabellen der Kantone und Steuerverwaltung integrieren. KI unterstützt insbesondere die Zuordnung eines passenden Tarifs anhand von Familienverhältnissen und Bewilligung. Die Lohnverantwortlichen müssen diese Zuordnung prüfen.